Procedura systemowa zakupów, ISO, ISO 9001

[ Pobierz całość w formacie PDF ]
LOGO
Nazwa i adres FIRMY
PROCEDURA
Systemowa
P05.01
wyd.
[data wydania]
str. 1 / stron 7
ilość załączników: 2 formularze
Tytuł:
egz. nr: ...............
Proces zakupów
Spis treści
1. Cel................................................................................................................................................................... 2
2. Przedmiot i zakres..........................................................................................................................................2
3. Definicje..........................................................................................................................................................2
4. Odpowiedzialność i uprawnienia ..................................................................................................................2
5. Schemat blokowy...........................................................................................................................................3
6. Opis postępowania ........................................................................................................................................4
6.1 Identyfikacja potrzeb zakupów 4
6.2 Analiza rynku potencjalnych dostaw 4
6.3 Ocena i wybór dostawców 4
6.3.1 Kryteria oceny i wyboru dostawców 4
6.3.2 Ocena i wybór 5
6.3.3 Tworzenie i uaktualnienie list dostawców 5
6.3.4 Weryfikacja procesu wyboru i ponowna ocena 5
6.4 Umowy z dostawcami 5
6.5 Opracowanie i wysyłka zamówień 5
6.6 Weryfikacja zakupywanego materiału/wyrobu 6
7. Dokumenty związane ..................................................................................................................................... 6
8. Zapisy .............................................................................................................................................................6
9. Załączniki........................................................................................................................................................7
10. Zmiany do wydania poprzedniego ..............................................................................................................7
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe .......................................................................................7
Niniejszy dokument
Zatwierdzam
jako obowiązujący w
LOGO
[data
zatwierdze
nia]
data
Imię i Nazwisko
– Właściciel/Dyrektor
........................................
podpis
Dokument jest wydany przez
LOGO/ lub nazwa FIRMY
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.
LOGO
P05.01, wyd. [data wydania]
str. 2 z 7
1. Cel
Zapewnienie, że nabywane materiały/wyroby i usługi będą spełniały ustalone wymagania.
2. Przedmiot i zakres
Procedura ustala proces zakupów obejmujący identyfikację potrzeb zakupów, analizę rynku
dostawców, ocenę i wybór dostawców oraz ponowne oceny, opracowanie umów na dostawy,
opracowanie zamówień oraz weryfikację nabywanych materiałów/wyrobów.
3. Definicje
Dostawca: termin dostawca dotyczy dostawców materiałów/wyrobów oraz usług i odnosi się zarówno
do producentów, jak i do dystrybutorów handlowych.
4. Odpowiedzialność i uprawnienia
Odpowiedzialność i uprawnienia są przedstawione na schemacie blokowym (pkt. 5 i w opisie pkt.
6) i obejmują następujące funkcje:

Magazynier,

Kierownik Techniczny,

Dyrektor Handlowy,

Właściciel/Dyrektor.
Dyrektor Handlowy jest odpowiedzialny za ciągłą adekwatność i zapewnienie stosowania niniejszej
procedury oraz za doskonalenie procesu zakupów.
LOGO
P05.01, wyd. [data wydania]
str. 3 z 7
5. Schemat blokowy
Prognozy sprzedaży.
Plan produkcji.
Zapotrzebowania bieżące.
DT/DH/HS
Potrzeby zakupów.
Plany zakupów.
Identyfikacja
potrzeb zakupów.
T
czy istnieją
zakwalifikowani
dostawcy?
N
Katalogi.
Oferty.
Internet.
DT/DH
Baza danych.
Analiza rynku potencjalnych
dostawców
Kryteria oceny i wyboru.
DH/DH
Protokół wyboru.
Lista dostawców.
Ocena i wybór dostawcy.
Ponowne oceny.
N
T
czy ocena / wybór
dla
prognozowanych
dostaw?
DH/D
Umowy
Opracowanie umów na
dostawy
Zapotrzebowania.
DT/DH/D
Zamówienia.
Specyfikacje.
Opracowanie zamówienia
Instrukcja(e) kontroli
dostaw.
DT/DH/HM 6.5
Odbiór i weryfikacja dostawy
Zapisy / protokoły.
Rejestr reklamacji.
LOGO
P05.01, wyd. [data wydania]
str. 4 z 7
6. Opis postępowania
6.1
Identyfikacja potrzeb zakupów
6.1.1. Potrzeby odnośnie zakupów są ustalane na wiele sposobów w tym mają zastosowanie :
a) prognozy sprzedaży na podstawie procedury P04.01 „Marketing i prognozowanie sprzedaży”,
b) bieżący plan produkcji zgodnie z procedurą P06.01 „Nadzorowanie procesów”,
c) zapotrzebowania bieżące stosownie do sytuacji.

Wszystkie te potrzeby bilansuje Dyrektor Handlowy i planuje oraz realizuje odpowiednie
zakupy z zachowaniem wymagań i procedur dalej opisanych. Do składania zapotrzebowań na
zakupy uprawnieni są Specjaliści ds. Handlu, Kierownik Techniczny i Magazynier.
6.1.2. Analiza rynku potencjalnych dostaw :
Bazę danych o dostawach tworzy i aktualizuje Dyrektor Handlowy i Kierownik Techniczny
wykorzystując wszelkie możliwe źródła informacji (katalogi, oferty, internet).
6.2
Ocena i wybór dostawców
Proces oceny i wyboru jest zróżnicowany ze względu na rodz aj wyrobu i powiązanie procesu
w odniesieniu do zidentyfikowanych potrzeb (p. pkt. 6.3.1).
6.2.1
Kryteria oceny i wyboru dostawców
W zależności od sytuacji mają zastosowanie następujące elementy i kryteria oceny i wyboru:
Lp.
Elementy oceny
Kryteria oraz środki oceny i wyboru
1. Zdolność do spełniania wymagań jakościowych
w tym spełnianie wymagań prawnych.
Musi być udowodniona pełna zdolność do spełniania
wymagań jakościowych w tym wymagań prawnych.
Ocenia się to na podstawie ofert, katalogów,
certyfikatów bezpieczeństwa, aprobat technicznych,
także należy wykorzystywać w szerokim zakresie
badanie próbek wyrobów.
2. Posiadanie
niezbędnych
zasobów
tj.
Musi być udowodniona zdolność do dysponowania
niezbędnymi zasobami.
Ocenia się to na podstawie ofert dostawców oraz w
odpowiednim zakresie należy stosować badanie
(audit) na miejscu u dostawcy.
wyposażenia i personelu.
3. System jakości.
Certyfikowany system jakości stwarza warunki do
preferowania dostawcy.
4. Warunki handlowe:

ceny,

warunki płatności,

terminy dostaw.
Terminy dostaw muszą być zagwarantowane.
Korzystniejsze warunki ekonomiczne stwarzają
ukierunkowanie dla preferowania dostawcy.
5. Ciągłość spełniania wymagań. Dwie kolejne reklamacje powodują zawieszenie
współpracy do czasu przedstawienia przez dostawcę
programu działań korygujących.
6. Opinia rynkowa. Pozytywna opinia rynkowa stwarza warunki do
preferowania.
Opinię rynkową analizuje się na podstawie publikacji,
listów referencyjnych.
Zakres badania (liczba i rodzaj wymienionych wyżej elementów wziętych równocześnie pod uwagę) zależy od
wpływu przedmiotu dostawy na jakość zadań. Wybrane do badania elementy muszą być dostosowane do
specyficznych właściwości dostawy (materiały, usługi kooperacyjne).
LOGO
P05.01, wyd. [data wydania]
str. 5 z 7
6.2.2
Ocena i wybór
Ocena i wybór muszą być przeprowadzone w oparciu o kryteria wg pkt. 6.3.1 przy tworzeniu listy
dostawców, jak i w sytuacji jej uaktualnienia ze względu na nowe potrzeby.
Zapisy z oceny muszą być udokumentowane w formie protokołu wyboru dostawcy (formul. FP05.01 –
1).
6.2.3
Tworzenie i uaktualnienie list dostawców
Dyrektor Handlowy na podstawie protokołów wyboru dostawców tworzy a następnie aktualizuje
listy dostawców.
W fazie uruchomienia procesu wg postanowień niniejszej procedury te listy należy sporządzać
w oparciu o analizę bieżących dostawców. W liście dostawców (formularz FP05.01 –2) w kolumnie
„dokumenty odniesienia” należy przywołać związany protokół wyboru dostawcy.
6.2.4
Weryfikacja procesu wyboru i ponowna ocena
Poprawność procesu wyboru jest oceniana na podstawie informacji zwrotnych o jakości
dostarczanych usług lub materiałów.

Informacje zwrotne spływają od Specjalistów ds. Handlu w odniesieniu do zapotrzebowanych
materiałów/wyrobów przeznaczonych do handlu oraz od Kierownik Techniczny w odniesieniu do
materiałów, części i podzespołów eksploatacyjnych.
Właściciel na podstawie tych informacji weryfikuje listę dostawców z zastosowaniem kryter iów wg
pkt. 6.3.1.
Dyrektor Handlowy utrzymuje komunikację z dostawcami w zakresie działań korygujących, które
mogą być podjęte dla wyeliminowania przyczyn niezgodności w dostawach.
6.3
Umowy z dostawcami
Dla zapewnienia ciągłości i jakości dostaw na materiały i podzespoły podstawowe muszą być
zawarte umowy długoterminowe na dostawy.
Potrzeby umów długoterminowych analizuje Dyrektor Handlowy w powiązaniu z bazą danych
o dostawcach.
Decyzje w sprawie zawarcia umów długoterminowych pod ejmuje Właściciel/Dyrektor.
Przy sporządzaniu umów długoterminowych należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

wymagania jakościowe,

świadectwa jakości,

terminy dostaw,

reagowanie na reklamacje,

prawo wstępu na teren dostawcy w celu wykonania audi tu.
6.4
Opracowanie i wysyłka zamówień
Zamówienia stosownie do zidentyfikowanych potrzeb wystawia Dyrektor Handlowy w zakresie
materiałów/wyrobów handlowych lub Kierownik Techniczny w zakresie materiałów/wyrobów
eksploatacyjnych.
Zamówienia mogą być wysyłane tylko do kwalifikowanych dostawców.
Zamówienia muszą zawierać jednoznaczne dane określające zamawiany wyrób w szczególności
muszą być podane w zależności od potrzeb:

typ, klasa, kategoria,

wymagania dotyczące wyrobu,

wymagania dotyczące zatwier dzeń (świadectw) dostawcy,

wymagania odnośnie procedur, procesów i wyposażenia,

wymagania dotyczące kwalifikacji personelu,

wymagania dotyczące systemu zarządzania jakością,

terminy i warunki dostawy,

sposób pakowania i oznakowania,

wymagania weryfikacji wyrobu na terenie dostawcy.
[ Pobierz całość w formacie PDF ]